Les fonctions support
Les fonctions support regroupent toutes les activités qui ne sont pas directement rattachées au coeur de métier de l'entreprise (comptabilité, juridique, gestion des ressources humaines, marketing, informatique,...)
L'externalisation des fonctions support consiste à confier tout ou partie de ces missions à un prestataire externe.
Apporter des éléments d'informations générales sur l'externalisation des fonctions support de l'entreprise.
- Analyser les besoins de l'entreprise et les moyens dont elle dispose pour y répondre,
- Être exigent dans le choix du prestataire,
- Établir une synergie avec le prestataire,
- Sécuriser la prestation dans le cadre d'un contrat correctement rédigé.
POURQUOI EXTERNALISER LES FONCTIONS SUPPORT ?
Les fonctions support sont nécessaires à la bonne marche de l'entreprise et à sa croissance. Ces fonctions sont diverses et font appel à des compétences et connaissances spécifiques (comptabilité, administratif, finance, juridique, recrutement, marketing, informatique,...).
Ces missions peuvent être réalisées par les salariés de l'entreprise ou par son dirigeant. Dans les PME, les moyens financiers sont limités et il est difficile et couteux de recruter un spécialiste pour chacun de ces domaines. Par ailleurs, les besoins ne justifient pas forcément une embauche. Alors, ces tâches sont confiées à des collaborateurs qui doivent se "former sur le tas", ou c'est le dirigeant qui les prend en charge. Cette solution n'est pas forcément satisfaisante. Traiter un sujet sans avoir les connaissances ou la formation adhoc est très chronophage et les résultats ne sont pas toujours à la hauteur des attentes et nécessités.
Pour toutes ces raisons, il peut être interessant de confier tout ou partie des fonctions support à un prestataire de services spécialisé.
COMMENT PROCÉDER?
La première étape consiste à identifier quelles sont les priorités et les besoins de l'entreprise dans chaque domaine. Une société ne peut pas se passer d'une comptabilité correctement tenue; pour croître une approche marketing est indispensable; des recrutements sont à prévoir...
Une fois ces priorités définies, il faut évaluer ce qui peut être traité dans de bonnes conditions au sein de l'entreprise et ce qu'il serait préférable de confier à un prestataire externe spécialisé.
Ensuite, une réflexion portant sur les moyens financiers et les coûts acceptables pour l'entreprise doit être menée.
Quel budget l'entreprise peut-elle allouer au prestataire? N'est-il pas plus rentable d'externaliser certaines tâches plutôt que de les réaliser en interne? ...
COMMENT CHOISIR LE PRESTATAIRE?
Reste à trouver le bon prestataire. Ce sera celui qui sera le plus à même d’offrir une bonne compréhension des besoins de l'entreprise et de proposer des solutions qualitatives et quantitatives permettant d'y répondre. Une bonne collaboration doit prévoir des tâches et des objectifs précis mais aussi, anticiper les éventuels dysfonctionnements et litiges qui pourraient survenir.
S'adresser à son réseau, pour trouver le bon prestataire est souvent une bonne solution.
QUEL DISPOSITIF METTRE EN OEUVRE?
Il faut définir précisément la nature et le périmètre de la mission, ainsi que les résultats attendus et les délais, dans un contrat de prestation de services. Les dispositions relatives au prix, aux modalités de facturation et de règlement seront à préciser dans ce contrat. Il est important de rédiger le contrat de manière à éviter tout litige ou à être en position de les régler à son avantage.
Ce contrat devra respecter les dispositions légales en vigueur et prévoir la remise par le prestataire des attestations de vigilance tous les 6 mois, comme la loi l'impose (pour toutes les prestations supérieures à 5000 euros HT).