Les documents d'entreprise

📖 Définition ≪ Les documents d'entreprise ≫:

L'activité de toute entreprise génère l'émission, la réception et la gestion de nombreux documents.
Ces documents sont à mettre en lien avec tous les pôles d'activité de l'entreprise.
Ils concernent principalement:
- l'activité commerciale (contrats, et factures clients, devis, bons de livraison,, ...),
- les documents fournisseurs
- les documents bancaires
- la comptabilité
- la gestion du personnel
- les documents liés aux salaires et aux charges sociales
- les documents fiscaux
- les documents juridiques
- les documents d'assurances
- ...

Objectifs:

L'objectif de cette fiche est de vous familiariser avec tous les types de documents qui circulent dans l'entreprise.

Clés de succès:

- Appréhendez les documents d'entreprises catégorie par catégorie.

- Ayez toujours à l'esprit la notion de confidentialité des documents.

Guide: Les documents d'entreprise :

Quels sont les types de documents que vous "croiserez" dans le cadre de l'activité d'une entreprise?

- Les documents commerciaux:

Il s'agit de tous les documents relatifs à l'activité commerciale de votre entreprise. Ce sont tous les documents qui seront échangés avec ses clients ou prospects.

- Devis,

- Contrat de vente de biens ou prestations de services,

- Bon de commande,

- Bon de livraison,

- Factures clients,

- Tous courriers échangés avec vos clients,

- ...

- Les documents fournisseurs:

- Devis,

- Contrat d'achats de biens ou prestations de services,

- Bon de commande,

- Bon de livraison,

- Factures fournisseurs,

- Tous courriers échangés avec vos fournisseurs,

- ...

- Les documents bancaires:

- Convention d'ouvertures de comptes,

- Conventions de prestations de services,

- Relevés bancaires,

- Chéquiers, documents de règlements clients, fournisseurs, salariés, ...

- Tous courriers échangés avec les banques,

- ...

- Les documents comptables:

Les documents comptables sont l’ensemble des supports d’information comptable.

Les principaux documents comptables sont:

- Les journaux comptables (qui regroupent les écritures comptables des achats, ventes, banques, caisses, paies, opérations diverses,...)

- Le grand livre,

- Les balances: balances générales, balances auxiliaires (clients et fournisseurs), balances âgées (suivi des échéances de règlement clients et fournisseurs),

- Le bilan comptable,

- Le compte de résultat,

- L'annexe,

- Tableaux des immobilisations et des amortissements,

- Registres des actions, des procès-verbaux d’assemblée générale, ...

- Livre de paie,

- Fichier électronique des écritures comptables (FEC)

- Les documents relatifs au personnel:

Il s'agit de tous les documents relatifs à la gestion des ressources humaines (RH).

Liste des principaux documents RH:

- Registre du personnel,

- Etats civil des salariés, documents justifiant leur situation de famille, diplômes, ...

- Autorisation de travail pour les salariés étrangers,

- Contrats de travail et avenants aux contrats de travail,

- Documents relatifs aux ruptures du contrat de travail (démission, licenciements, rupture conventionnelle,...),

- Documents relatifs à l'évaluation professionnelles des salariés (compte-rendus des entretiens d'évaluation, fiches d'objectifs,...),

- Documents relatifs au suivi et à la mise en oeuvre de la formation des salariés (plan de formation, compte-rendu des entretiens obligatoires, adhésion aux actions de formation, ...),

- Tous les courriers échangés avec les salariés,

- Contrats d'adhésion de l'entreprise aux caisses de retraite, de prévoyance et mutuelles,

- Bordereaux d'affiliation des salariés aux caisses de retraites, mutuelle et prévoyance (sans oublier les notices d'informations obligatoires à remettre aux salariés),

- Tous les courriers échangés avec les organismes sociaux (retraites, mutuelles, prévoyances, caisse d'assurance maladie, ...

- Documents de suivi des congés, des arrêts maladie et accidents du travail, congés maternité et paternité,

- Documents en lien avec la médecine du travail,

- Règlement intérieur,

- Accords d'entreprise,

- Accords de participation, accords d'intéressement, règlements Plan d'Épargne Entreprise,

- Documents concernant l'élection des représentants du personnel,

- Documents d'évaluation des risques professionnels,

- Convention collective de l'entreprise,

-...

- Les documents liés aux salaires et aux charges sociales:

- Les bulletins de salaires,

- les bordereaux de déclarations des charges sociales (DSN, taxe d'apprentissage, contribution formation professionnelle, ...)

- Livres et journaux de paie,

-Taux d'accident du travail,

- Fichiers mensuels de suivi des éléments de salaire (toutes les informations permettant d'établir les bulletins de salaires: absences, nombre de titres restaurant, primes, acomptes versés, prêts aux salariés, ...).

- ...

- Les documents fiscaux:

- Liasses fiscales et ses annexes,

- Déclarations fiscales (TVA, impôt sur les sociétés, CFE, CVAE, Effort construction, Déclaration obligatoire d'emploi des travailleurs handicapés, taxe sur les salaires,...)

- Documents liés aux crédits d'impôts (CICE, Crédit impôt recherche, ...),

- Tous les courriers échangés avec l'administration fiscale,

-...

- Les documents juridiques:

- Statuts de l'entreprise,

- Documents d'approbation des comptes annuels,

- Procès verbaux d'assemblées générale ou de conseil d'administration, nomination des dirigeants...

- Contrat de bail pour location des locaux,

- ...

- Les documents d'assurances:

- Contrats d'assurances (clauses particulières et clauses générales),

- Primes d'assurances,