Compter les salariés dans le bon cadre (entreprise/établissements/groupe)

Le calcul de l'effectif de l'entreprise se fonde sur le nombre de salariés (salariés et employeurs) liés par un contrat de travail au 31 décembre précédent, tous établissements confondus. Pour déterminer la périodicité des cotisations, le décompte de l'effectif s'effectue selon l'effectif global, alors que pour l'appréciation de l'assujettissement aux contributions ou pour certaines exonérations, il faut compter selon l'effectif moyen.

Conditions de décompte des salariés

Pour calculer l'effectif global et l'effectif moyen, il faut opérer un décompte.

Pour le calcul de l'effectif mensuel, il faut tenir compte de tous les salariés titulaires d'un contrat de travail le dernier jour de chaque mois, y compris les salariés absents.

Ne sont pas pris en compte dans le calcul des effectifs les personnes :

• en contrat d'apprentissage (apprentis) ;
• en contrat unique d'insertion (CUI) ou contrat d'accès à l'emploi ;
• en contrat d'accompagnement dans l'emploi (CAE);
• en contrat de professionnalisation ;
• stagiaires étudiants ou stagiaires en formation professionnelle.

Il existe des cas particuliers :

• les VRP multicartes sont exclus de l'effectif global mais compris dans l'effectif moyen ;
• les salariés embauchés dans le cadre du titre emploi service entreprise (Tese) et du chèque emploi associatif (CEA) sont exclus de l'effectif global, mais inclus dans l'effectif moyen ;
• les personnes handicapées employées par un centre d'aide par le travail (CAT) appartiennent à l'effectif de l'association gestionnaire du CAT ;
• les travailleurs temporaires (intérimaires) sont comptabilisés dans l'effectif de l'entreprise de travail temporaire, et non dans celui de l'entreprise utilisatrice, lorsqu'ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu ou lorsqu'ils ont été liés par contrat de travail temporaire pendant une durée totale de trois mois au cours de la dernière année civile (ce qui signifie que la durée cumulée de tous les contrats effectués au cours de l'année civile précédente est au moins égale à 455 heures) ;
• les salariés détachés ou mis à disposition d'une autre entreprise (prêt de main-d'œuvre) sont comptés dans l'entreprise qui a conclu le contrat de travail.

Effectif global et effectif moyen annuel 

Pour calculer l'effectif global, il faut prendre en compte le nombre de salariés présents dans l'entreprise au 31 décembre. Chaque salarié compte pour une unité, quelles que soient la durée et les conditions de travail.

Pour calculer l'effectif moyen annuel, il faut tout d'abord calculer les effectifs pour chaque mois de l'année civile au prorata de leur temps de travail.

Pour calculer le nombre d'heures correspondant à un temps plein, il faut considérer le temps de travail non pas sur la semaine, mais sur l'année : 35 h x 52 semaines = 1 820 heures pour l'année, ce qui fait 1 820 h/12 mois = 151,67 heures par mois. Donc, 151,67 heures par mois correspondent à 35 heures hebdomadaires.

Ensuite, il faut calculer la moyenne des effectifs mensuels au 31 décembre, en additionnant le nombre moyen de salariés présents chaque mois et diviser par 12 mois.

Donc, l'effectif moyen annuel est égal à 118,86/ 12 = 9,90. Le chiffre est arrondi au centième le plus proche.

Pour une entreprise créée en cours d'année, il faut faire la somme des effectifs mensuels depuis la création d'entreprise jusqu'au 31 décembre et diviser par le nombre réel de mois.

En fin d'année, l'employeur doit indiquer les effectifs de son entreprise sur la déclaration sociale nominative (DSN).