Checklist déménagement

JOUR J-180:

- Préavis du bail des locaux actuels (le congé doit être généralement donné 6 mois avant la fin de la date butoir stipulée dans le bail)

- Questions à se poser

- Rédaction du cahier des charges

- Information des salariés sur le projet de déménagement 

- Début de la recherche des nouveaux locaux (agent immobilier, annonces, réseau,...)

JOUR J- 90:

- Choix définitif des futurs locaux

- Décisions juridiques de transfert du siège social et modification des statuts de l'entreprise (CF.Fiche documentation "Formalités liées au transfert de siège social)

- Signature du nouveau bail (analyse juridique du bail, négociation contractuelle et financière,..)

- Prévoir les travaux à effectuer dans les futurs locaux (rénovation, agencement, mises aux normes, installations techniques, installation informatique, décoration...)

- Demande de devis pour les différents postes de travaux (ne pas oublier de s'informer de la disponibilité de chacune pour le démarrage des travaux)

- Demande de devis sociétés de déménagement (ne pas oublier de s'informer de la disponibilité de chacune pour la date prévue du déménagement)

- Information des salariés

JOUR J- 70:

- Publication au Journal d'annonces légales (CF.Fiche documentation "Formalités liées au transfert de siège social) 

- Déclaration du transfert de siège social au CFE compétent (CF.Fiche documentation "Formalités liées au transfert de siège social)

JOUR J-60:

- Choix des entreprises pour réaliser les travaux (devis signés, délais fixés,...)

- Début des travaux 

- Choix de l'entreprise de déménagement (type de prestations souhaitées, devis, date du déménagement,..)

- Information des salariés

JOUR J-30:

- Rangement et tri dans les locaux actuels

- Etiquetage du matériel, du mobilier, ...

- Nouvelles lignes téléphoniques et internet (sans oublier le matériel pour que tout fonctionne!)

- Contrat électricité et chauffage

- Sécurité d'accès et télésurveillance (prévoir aussi les moyens d'accès qui seront fournis aux salariés)

- Extincteurs, détecteurs de fumées, panneaux d'informations obligatoires,...  

- Prestations de nettoyage des anciens et nouveaux locaux

- Informer les clients, fournisseurs, banques, organismes de prévoyance, médecine du travail... du changement d'adresse

- Démarche auprès de la Poste pour le suivi du courrier

- Commandes cartes de visite, plaquette, papier en-tête, cachet commercial ,... avec les nouvelles coordonnés de l'entreprise

- Information des salariés

JOUR J-10:

- Remise de la feuille de route aux salariés

- Inventaire du parc informatique

- Information des salariés

JOUR J-1:

Fin du rangement avant le déménagement

JOUR J:

- Déménagement (il peut se faire de nuit ou au cours d'un week-end)

- Nettoyage des locaux quittés

JOUR J+1:

- Nettoyage des nouveaux locaux 

- Rangement et installation 

JOUR J+10:

- Fin des changement d'adresse

- Réunion avec les salariés pour les éventuels dysfonctionnement

- Organiser une petite réception d'inauguration avec les salariés pour marquer l'évènement et les remercier de leur contribution