Frais généraux : de quoi parle-t-on ? Définition, liste et exemples

Les frais généraux constituent les dépenses nécessaires pour faire fonctionner une entreprise et représentent 10% à 15% du chiffre d’affaires. Il s’agit par généralement du loyer, des fournitures de bureau, des assurances, des frais postaux… Car pour que l’entreprise puisse réaliser ses activités et atteindre les objectifs fixés, cela implique des coûts et des sorties d’argent. Zoom sur les frais généraux, leur définition et tout ce qu’il faut savoir sur cette charge indirecte.

Frais généraux : définition

Comme expliqué précédemment, les frais généraux désignent les dépenses liées au fonctionnement quotidien d’une entreprise. Il y a entre autres les frais de bureau, les frais de communication et les services publics. Ils englobent les coûts indirects nécessaires pour maintenir l’activité et soutenir la productivité. Il est aussi important de bien différencier cette charge des autres frais (frais de vente et frais administratifs) qui englobent le coût d’exploitation de la société.

Quels sont les différents types de frais généraux pour une entreprise ?

En tant qu’Office Manager, il est essentiel de bien comprendre les frais fixes, les frais variables et les frais semi-variables de votre entreprise. Il est justement crucial de les classer en trois catégories distinctes afin de bien analyser le compte de résultat d’une entreprise. À préciser que ces dépenses ont un impact direct sur la rentabilité et la stabilité financière. En évaluant ces charges de manière régulière, vous pouvez identifier des opportunités d’optimisation et de réduction des coûts. Cette approche permet de contribuer à améliorer les résultats financiers globaux de l’entreprise.

Les frais fixes

Les frais fixes sont des dépenses récurrentes incontournables pour une entreprise. Ces frais ont pour particularité de rester relativement stables, indépendamment des fluctuations de l’activité commerciale. Ils comprennent des coûts tels que :

• Le montant du loyer,

• Les salaires du personnel permanent,

• Le coût des assurances,

• Les honoraires de l’expert-comptable,

• Les abonnements, et d’autres charges similaires.

Les frais variables

Les frais variables sont des dépenses qui fluctuent en fonction de l’activité et de la production d’une entreprise. Contrairement aux frais fixes, ils ne restent pas constants. Ces dépenses peuvent augmenter ou diminuer en fonction de la demande et de la production de l’entreprise. Les frais variables sont généralement liés à la quantité de biens ou de services produits par l’entreprise.

• Les matières premières,

• La main-d’œuvre supplémentaire,

• La consommation d’énergie,

• Le coût de l'électricité,

• La sous-traitance,

• Les frais de transport.

Les frais semi-variables ou semi-fixes

Les frais semi-variables, également connus sous le nom de frais semi-fixes, sont des coûts qui combinent des éléments fixes et variables. Ils comprennent une composante fixe de base qui reste constante, ainsi qu’une composante variable qui fluctue en fonction du niveau d’activité. Il y a entre autres les factures d’énergie.

Qu’est-ce qui relève des frais généraux ?

Pour être précis dans la réalisation de la comptabilité budgétaire, il est fondamental d’identifier chaque poste de dépense. En effectuant une estimation au plus proche, vous pouvez être sûr que toutes les charges seront toujours bien couvertes. Découvrez en détail ci-dessous la liste des frais généraux.

Les charges locatives

Les charges locatives sont des éléments importants des frais généraux pour les entreprises. Elles comprennent les coûts liés à la location d’un espace de bureau. Cela peut inclure l’entretien du local et la souscription d’une assurance. Gérer efficacement ces charges est essentiel pour optimiser les dépenses et maintenir un environnement de travail fonctionnel et agréable.

Les frais d’assurance

Ils protègent votre entreprise contre les risques imprévus. Souscrire une assurance adaptée offre une tranquillité d’esprit indispensable. Évaluez régulièrement vos besoins pour rester bien protégé. On retrouve entre autres des garanties sur :

• La responsabilité civile,

• Les dommages matériels,

• Les pertes d’exploitation,

• D’autres formes de couvertures.

Les frais comptables

Les frais comptables englobent les dépenses liées à :

• La tenue des comptes ;

• La préparation des déclarations fiscales ;

• La gestion des factures et bien d’autres aspects financiers.

Bon à savoir : Pensez à utiliser un logiciel pour traiter les factures fournisseurs pour optimiser votre gestion financière, éviter les erreurs et maximiser les bénéfices.

Les frais de communication

Ces charges sont essentielles pour faire connaître l’entreprise et pour être constamment à l’écoute de ses clients. Elles comprennent les dépenses liées à la communication interne et externe de l’entreprise.

• Les services téléphoniques,

• Les abonnements aux logiciels de communication,

• La création d’un site web,

• La création d’une campagne publicitaire,

• Les dépenses en marketing digital.

Les coûts d’entretien

Ils concernent les frais engagés pour maintenir en bon état des installations, de l’équipement, des locaux et des véhicules de l’entreprise. Ces dépenses garantissent la durabilité et le bon fonctionnement des actifs de l’entreprise. Elles évitent les risques fréquents de pannes et d’arrêt des activités.

L’achat de matériel

L’achat de matériel concerne les dépenses liées à l’acquisition d’équipements nécessaires à l’activité de l’entreprise. Il y a notamment :

•  Les ordinateurs,

• Les imprimantes,

• Le mobilier de bureau,

• Les outils,

• Les vêtements de travail,

• Les fournitures de bureau.

Les déplacements

Les frais engendrés par les déplacements professionnels qui servent généralement à rencontrer des clients ou d’autres entreprises partenaires. Ils comprennent :

• Les frais de transport,

• L’hébergement,

• La restauration,

• Les repas d’affaires,

• Les indemnités kilométriques.

Les coûts bancaires

À préciser que toutes les entreprises commerciales sont dans l’obligation d’avoir un compte bancaire professionnel. Par conséquent, ces charges touchent les frais associés aux services bancaires utilisés par l’entreprise.

• Les frais de tenue de compte,

• Le montant des transactions,

• Le montant des frais de virements,

• Les frais sur les encaissements par carte,

• Les intérêts dans le cadre d’un emprunt.

Les coûts de sous-traitances

Les dépenses liées à l’externalisation de certaines tâches ou quelques services. À noter que la sous-traitance vise à faire appel à des experts dans un domaine spécifique. Cette approche peut s’avérer plus rentable que d’embaucher directement un personnel supplémentaire.

• La sous-traitance de la comptabilité,

• La sous-traitance du marketing,

• La sous-traitance du service client.

Les frais juridiques

Les coûts liés aux services juridiques, tels que :

• Les honoraires d’avocats,

• Les frais de consultation juridique,

• Les dépenses liées aux litiges.

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Quel est le rôle de l’Office Manager dans la gestion des frais généraux ?

En tant qu’Office Manager, vous êtes essentiel dans la gestion des frais généraux de votre entreprise. Vous êtes responsable de la coordination et du suivi des dépenses liées aux fournitures de bureau, à l’équipement, aux services généraux, ainsi qu’à d’autres frais courants, y compris la rémunération du comptable. Malgré cela, il est censé disposer d’une expertise en comptabilité. Cette compétence est nécessaire pour contribuer à optimiser les coûts et à maintenir un environnement de travail efficace pour l’ensemble du personnel.