Créer et gérer le dossier personnel de chaque salarié
En tant que manager, vous devez impérativement disposer d’un dossier pour chaque membre du personnel. Pourquoi ? Tout simplement parce que certaines informations sont nécessaires pour l’entreprise que ce soit des informations personnelles sur chacun d’entre eux, comme notamment des informations plus spécifiques telles que leurs jours de vacances, etc. Ici, nous vous proposons de tout découvrir sur la mise à jour du dossier personnel de chaque salarié.
Le dossier individuel de chaque salarié
Qu’il soit informatisé ou non, chaque salarié doit avoir un dossier à son nom. Ces informations sont nécessaires pour gérer le personnel et la carrière professionnelle de chacun. Ainsi, voici les informations que vous devez faire figurer dans le dossier du salarié :
- Pièce d’identité
- CV
- Diplômes éventuels
- Compte-rendu des entretiens individuels
- Courriers envoyés ou reçus
- Rémunération
- Rapports qui concernent le salarié en matière de discipline
- Rupture de contrat
- Dossier médical
D’autres informations doivent également être présentes dans ce dossier :
- Les jours d’absences
- Les jours de maladie
- Les jours de vacances
De nombreuses entreprises fonctionnent toujours en version papier, mais il est fortement recommandé de créer un dossier informatique pour chaque salarié pour vous simplifier la tâche en tant que manager. Cela est notamment pratique pour toutes les mises à jour que vous devrez faire de manière récurrente.
L’utilisation d’un logiciel de gestion des ressources humaines
Nous vous recommandons notamment d’utiliser un logiciel spécifique pour la gestion des ressources humaines qui vous sera très utile pour votre fonction de manager. En effet, en quelques clics, vous pourrez gérer tous les dossiers de vos salariés. Il vous suffira ainsi d’entrer les vacances d’un salarié pour que ces dernières puissent immédiatement d’afficher dans le planning. Vous pourrez donc profiter d’une vue d’ensemble et vous organiser bien plus facilement. De plus, il est bien plus agréable de mettre des données à jour de manière informatique plutôt que de devoir chercher encore et encore un dossier dans des archives bien rangées.
Ce logiciel vous permet également d’inscrire toutes les absences des salariés, les arrêts maladies, etc.
Vous pourrez même pouvoir rapidement calculer le nombre de jours de congés qu’il reste par salarié, savoir combien de fois ils ont été absents dans l’année, tout est véritablement simplifié pour que vous puissiez être un bon manager.
