Tous les Office Manager travaillent d'arrache-pied pour structurer leur entreprise, les process, pour apporter un maximum de valeur ajoutée, et faire de leur entreprise une entreprise où il fait bon travailler.
Mais certains y arrivent mieux que d'autres.
Ils ne travaillent pas forcément plus dur, ni plus longtemps, cependant ils ont une facilité déconcertante à mettre en place leurs actions et à faire évoluer leur entreprise.
Quel est donc leur secret ?
C'est ce qu'on vous propose de découvrir dans cet article !
Les meilleurs Office Manager structurent les process
Qui dit structurer son entreprise, dit forcément structurer les process. En entreprise, ils sont partout : process pour onboarder les nouveaux arrivants, process pour régler les factures, process pour l’achat de fournitures etc…
Quand les process sont peu, ou pas structurés, cela donne lieu à beaucoup d’interrogations de la part des collaborateurs : comment faire pour mener à bien telle ou telle action en entreprise, aussi banale l’action soit-elle (une demande de congé par exemple) ?
Il en résulte une perte de temps considérable, que ce soit pour les collaborateurs qui, tant bien que mal, doivent chercher l’information sur le process auprès de la bonne personne, ou pire, improviser. Mais cette perte de temps concerne aussi l’Office Manager, qui est bien souvent la personne vers laquelle on se tourne pour ce genre de problématique, et qui doit une énième fois décrire le process.
Il existe pourtant une solution pour éviter ce genre de déconvenue : structurer les process, et les documenter, dans un outil. L’idée est de fluidifier les échanges et de laisser aucune place à l’improvisation et à la perte de temps.
On souhaite mettre en place une action ➔ on consulte le process de l’action en question ➔ on met en place l’action en question.
Un tel outil n’est pertinent que s’il accessible à tous, à tout moment, et c’est ce que propose le module Process de Magic Office.
Je crée un process sur Magic Office !
Les meilleurs Office Manager développent la mémoire de leurs entreprises
Au fil des années, une entreprise emmagasine une quantité considérable d’informations, et ce de façon exponentielle si elle se développe. Ces informations sont une ressource extrêmement précieuse pour l’entreprise, elles font partie de son ADN et de son patrimoine.
Ces informations peuvent concerner la culture de l’entreprise, les règlementations, les communiqués de presse ou encore les résultats des différentes campagnes marketing… La liste est longue : tout ou presque peut être documenté en entreprise.
Le souci, c’est que bien souvent, ces informations ne sont pas conservées de manière viable : on les stocke sur un disque dur, dans un cahier, ou pire, on ne les conserve pas du tout.
Elles sont alors perdues à tout jamais. Le phénomène s’accentue avec les départs des collaborateurs. C’est alors une véritable perte pour l’entreprise.
La centralisation des informations et le développement de la mémoire de l’entreprise ont donc une importance capitale. Les avantages sont multiples !
- Les collaborateurs retrouvent l’information plus facilement et sont donc beaucoup plus productifs
- L’entreprise conserve un historique, sur lequel elle peut se baser pour des décisions futures
- Les collaborateurs sont moins stressés : ils savent que quoi qu’il arrive (départ en congés, arrêt maladie…), l’information est accessible par les autres collaborateurs.
Le module Base de connaissances de Magic Office vous propose justement de créer des fiches au sein d’un même outil, pour centraliser l’information et développer la mémoire de votre entreprise.
Je crée une fiche sur Magic Office !
Les meilleurs Office Manager ont une vision claire des tâches à accomplir et travaillent en mode collaboratif
Quand on est Office Manager, la liste des tâches à accomplir en une journée est souvent très longue. Le poste étant très polyvalent, on peut rapidement se perdre dans sa to-do list, et au final avoir le sentiment d’être peu productif.
Les outils de to-do list paraissent indispensables, mais on passe souvent un temps énorme à les gérer. Temps qui pourrait justement être mis à contribution pour avancer dans les différentes tâches. Un autre point noir de ces outils de to-do list est qu’ils sont généralement assez mal adapté au travail collaboratif : il est difficile d’y travailler avec d’autres collaborateurs.
Le module Actions de Magic Office a été conçu à partir de ce constat. L’objectif ? Que vous y passiez le moins de temps possible ! Paramétrez vos to-do en quelques clics, assignez vos tâches aux collaborateurs concernées, et concentrez-vous sur l’exécution de vos missions !
Je crée une action sur Magic Office !