Bonjour Jenny, pouvez-vous nous parler un peu de vous et de votre parcours d'office manager?
Née dans les îles (Maurice) d'un père Breton et d'une mère mauricienne, je vis les 10 premières années de ma vie en Afrique dans différents pays (sénégal, togo, côte d'ivoire) je débarque en Bretagne pour m'y fixer avec mes parents en 1998. Je m'oriente donc tout naturellement vers des études de Tourisme (BTS VENTE ET PRODUCTION TOURISTIQUE option hôtesse de l'air) mais j'abandonne pour tout quitter par amour et m'installer à TOULON après seulement 1 an d'études... Je n'ai donc pour seul diplôme qu'un BAC + 1 ....
Je fais de nombreux petits boulots, ce qui me renforce mon dynamisme... C'est en rencontrant celui qui deviendra aujourd'hui mon mari, que je migre à LYON. Je fais des boulots d'hôtesse d'accueil, assitante administrative.... en 2015, on quitte tout pour s'installer en CORSE, et je commence au poste de standardiste chez les notaires (chez qui je suis toujours) je monte les échelons et deviens responsable qualité... et l'Office Manager de l'étude ! Mais mon syndrôme de l'imposteur est tellement fort, que je demande à reprendre mes études à distances... Mes patrons acceptent de me financer ma Licence GARH que j'obtiens en 2022 et là je démarre un MASTERE en stratégie d'entreprise option digitalisation , toujours financé par mes boss...
En 2022, peu après le COVID, j'ai hélas fait un BURN OUT à cause de collègues toxiques.. Je suis arrêtée plusieurs mois.. .Quand je reviens je demande à passer en 29h pour pouvoir m'occuper de moi, ma famille et mon auto entreprise d'accompagnatrice succès... Je veux aider les autres à réussir, leur apporter les connaissance et l'expertise que j'ai acquis pour leur enlever une épine du pied, afin qu'ils se concentrent eux sur ce qu'ils aiment.
C'est ainsi que née mon auto entreprise, j'aide les demandeurs d'emploi à retrouver un job, les reconversions professionnelles (je suis tutrice en VAE) et les artisans et entrepreneurs à développer leur visibilité sur les réseaux.
Qu'est-ce qui vous a inspiré à créer une boîte à outils spécifique pour les office managers?
En tant qu'OM j'ai participé aux OMBREAK de Mélissa, et je découvre une vraie communauté de personnes soudées et solidaires, et qui souffrent tous plus ou moins du même mal.... Gestion du temps atroce, manque de légitimité, difficulté d'organisation et priorisation des tâches, difficultés avec certains outils (Excel) non connaissance de logiciel permettant d'optimiser les tâches...
Et je me suis aussi rappelée mes galère de JUNIOR, pour dire, je revois faire mes organigramme avec WORD et ses petits carrés !!!! Des heures !!!!!! Et bien je suis certaines que beaucoup ont des galères du genre !
Alors qu'aujourd'hui, je connais énormément d'autres possibilités pour faire rapidement un organigramme... Et ce, gratuitement !!!!
Donc ... Feu, pourquoi ne pas en parler, tout ce que je connais, tout ce que j'ai réalisé, le partager au plus grand nombre pour les aider
Comment cette boîte à outils se distingue-t-elle des ressources et outils existants sur le web?
Elle se distingue dans le sens où il y a TOUT ce qu'il faut pour réussir dedans !
Les ressources du WEB par exemple, j'ai déjà discuté avec des OM qui ne connaissaient pas MAGIC OFFICE !!!!!!!!! la base pour nous... Bon ben, c'est dedans...
En plus, il y a une communauté dans cette boite à outils donc chacun peut apporter sa pierre à l'édifice, car je ne prétends absolument pas tout savoir et TOUT avoir.... Loin de là mais disons qu'avec les ressources de cette boite
Comment pensez-vous que cette boîte à outils peut améliorer le quotidien et la productivité des office managers?
Grâce aux différents tips dedans, les OM vont pouvoir déjà élargir leurs horizons, pour les confirmés découvrir peut-être d'autres méthodes moins connues pour ajuster leurs pratiques et leurs expertises...
Pour les novices, c'est le pied dans la facilité et le gain de temps assuré, découvrir la communauté d'om, ne plus se sentir seul et démuni face à un problème... Découvrir des ressources insoupçonnées et peut-être mal utilisée... Par exemple, certains de mes tableaux je les ai créé il y a bien longtemps, mais amélioré grâce à mes nombreuses formations en EXCEL, donc, à moins d'être niveau 5 et VBA winneur, c'est quasi impossible que tous ces tableaux soient déjà vu.... il y a de pures créations pour des gains de temps de dingues !!! tant pour les freelances (avec par exemple un super livre de recette (pas de cuisine hein)) et pour les salariés avec la gestion des fournitures et commande ou encore de projets et d'actions...
J'ai conservé EXCEL car ça reste un logiciel commun à de nombreuses boites, mais bien sûr il y a des ressources (payantes) sur le net ou en logiciel qui peuvent donner quasiment les mêmes résultats, encore faut-il que les patrons acceptent de les télécharger par exemple... D'où pour moi l'importance de garder EXCEL dans cette boite à outils, pour être accessible à tous.
Elle est généraliste aussi, car les OM ont tellement de casquette, que j'ai essayé de faire quelque chose qui convienne au plus grand nombre, avec tout de même une dimension un peu RH (il y a par exemple un tableau ONBOARDIN ou encore un template CANVA de livret d'accueil)
Comment envisagez-vous l'évolution de votre boîte à outils dans les années à venir? Avez-vous des projets d'expansion ou des ajouts à venir?
Oui !!! Des modules complémentaires, avec par exemple pourquoi pas une BOITE A OUTILS spécial RH ou encore RECRUTEMENT, Créer un évènement....
Car ce n'est pas une formation à proprement parler, puisque le but est de gagner du temps, et pas d'en perdre avec des heures de formations. Les outils sont accessible de suite, et très facile à prendre en main avec des vidéos et/ou des aide aux remplissages écrits pour pouvoir exploiter leur potentiel pleinement.
Je veux également développer l'I.A pour les OM avec peut-être une boite à outils et aussi une vraie formation à voir... Car c'est dingue tout ce qu'on peut faire avec l'I.A
Quels sont les 3 outils que vous recommandez le plus ?
NOTION !!!! pour moi le meilleur outils (surtout depuis que l'I.A) a fait son apparition, d'ailleurs, dans la boite à outils, j'ai fait appel à une experte Eunice OTERO pour créer un tableau NOTION spécialement pour les Offices Manager, car pour moi Notion c'est top, mais si tu n'as pas un template pour commencer ... C'est difficile, moi j'ai pris une petite formation pour bien comprendre Notion... Et j'ai pris un template pour commencer à bosser avec ...
Bon ben là, vous avez THE TEMPLATE dans la boite à outils....
CANVA : Le GRAAAL du graphisme... Dans la boite à outils je donne pleins de template CANVA, la version gratuite est tout à fait suffisante, il y a encore trop peu de monde qui connaissent et encore moins qui s'en servent bien... D'ailleurs dans un groupe d'OM j'en ai même une qui m'a dit, bof à quoi ça peut bien me servir dans mon job !!! Pourtant le joli et l'utile c'est 10 fois mieux ! Des affiches, des compte-rendu.... On fait tout, en pro et en perso, c'est un outils à connaître !
REMINI.... Je suis littéralement fan, car j'ai beaucoup de mal avec mon image, et le temps de faire des photos, de bonnes qualités... Bon ben hop un petit coup de REMINI et pleins de photos parfaite pour faire des post promotionnels par exemples...
Quel conseil donneriez-vous à un office manager débutant dans le métier?
Respire..... Tu n'as pas un coeur humain entre les mains, si tu te trompes, personne ne meurt....
Et forme toi, plus tu te formeras et plus ton expertise grandira, comme ta confiance en toi !
Pour les office managers intéressés par votre boîte à outils, comment peuvent-ils se la procurer ou en savoir plus?
Elle sort le 25 septembre !!!!
Je vous conseille de vous inscrire sur la liste d'attente qui est sur ce lien :
https://www.jennyqualiformrh.com/
Pour bénéficier d'un accès en AVANT PREMIERE et surtout d'un BON DE REDUCTION super intéressant
Un dernier mot pour nos chers lecteurs ?
J'espère vous avoir convaincu de craquer pour la boite à outils de l'Office Manager pour enfin retrouver ce sourire peut-être perdu, gagner ses 2 heures de plus dans la journée pour profiter de votre famille, ne plus crouler sous les to do list à rallonge et alléger votre charge mentale ! Rejoignez la communauté des OM et ne restez pas seuls ! Merci
