Portrait de Élodie, Office Manager et blogueuse !

Aujourd'hui, c'est Élodie, Office Manager et créatrice du blog Office Manager Gang qui répond à nos questions. Découvrez son portrait !

Bonjour Élodie, où travaillez-vous ?

Je travaille à temps plein et en CDI mais dans 2 entreprises en temps partagé et je suis l'heureuse rédactrice du blog Office Manager Gang.

Les entreprises dans lesquelles je travaille sont toutes les deux dans le domaine du marketing digital et du conseil en communication. Office Manager Gang est un écosystème construit autour d'un blog, de vidéos et prochainement d'un podcast. J'y partage mon quotidien d'office manager, des conseils et des informations autour de ce métier résolument atypique.

Mon objectif est d'abord d'aider les office managers à monter en compétences sur les sujets qui reviennent souvent dans le large spectre de nos fonctions: RH ou encore happiness management par exemple, mais aussi finance et administratif. J'aime aussi partager des infos autour du développement personnel, de la gestion du stress, de la motivation ou encore de la confiance en soi. Le team building et la conduite du changement sont aussi au programme. Ce sont les thématiques qui sont ressorties le plus lors d'un sondage que j'ai lancé récemment auprès de la communauté d'Office Manager Gang et qui sont également au cœur de mes préoccupations quotidiennes sur le terrain.

Cela fait beaucoup de sujets à traiter! Mais c'est aussi représentatif de la polyvalence, des problématiques transverses et de la place centrale de l'OM dans une entreprise.

Le second objectif est de réunir une communauté d'OM tous niveaux confondus (débutants, en reconversion vers ce métier, en milieu de carrière et experts) afin de nous entraider. J'ai en effet remarqué qu'il y a a priori deux grandes équipes. D'un côté les OM qui débarquent et qui sont en quête d'infos pour se positionner sur des candidatures, prendre leur place et leurs fonctions rapidement. De l'autre côté des OM chevronnés pour qui, paradoxalement, les fonctions sont parfois lourdes à porter et engendrent un certain isolement. Les profils sont tout aussi atypiques que le métier d'OM et on assiste à un formidable melting pot de connaissances, de compétences et de missions.

Je pense qu'en offrant un espace où chacun pourrait venir chercher et partager des infos et du soutien, pour assurer ses fonctions sur le terrain et aussi pour progresser personnellement, on obtiendrait une super armée d'Anges Gardiens du bureau amoureux du chaos: l'Office Manager Gang!

À quel moment et pourquoi avez-vous décidé de devenir Office Manager ?

C'est une longue histoire! Depuis mes premiers pas dans le monde professionnel, j'ai toujours voulu évoluer dans le management. J'ai commencé ma carrière en étant SPA manager chez Carita Paris pour une compagnie de bateaux de croisières de luxe pendant environ 5 ans. Je gérais des équipes de 7 à 25 personnes et des espaces bien-être autour du monde, avec une clientèle VIP.

Suite à cette expérience, je suis rentrée à terre et j'ai occupé des fonctions d'assistante pédagogique, commerciale et responsable accueil chez Wall Street English. Sans le savoir, je mettais alors un pied dans l'office management, sauf que le terme n'était pas encore employé en France! Je m'occupais de la bonne marche du centre de formation, de l'animation, organisais des événements, gérais les stocks et les plannings. J'adorais ce job! Mais un jour j'ai eu envie de retourner me balader un peu, les voyages me manquaient. C'est en Inde, à Bombay, que j'ai décidé de poser mes valises pendant environ 2 ans à un poste de SPA business manager, retour à mes premiers amours! Très belle expérience professionnelle avec 250 personnes à faire évoluer, réparties sur 7 surfaces de vente. J'y ai découvert une nouvelle philosophie de vie et de travail, remis en question tout ce que je pensais savoir de la gestion d'équipe. On ne revient jamais indemne de l'Inde. En rentrant je me suis posée à Paris. J'avais besoin de prendre du recul et envie de changement. C'est au sein d'une association dans le domaine de la fonderie que j'ai renoué avec la vie française à un poste d'assistante de Secrétaire Général. Rapidement mes fonctions ont évoluées, et je suis passée responsable formation et assistante commerciale pour la régie publicitaire de notre magazine professionnel. J'organisais aussi les rassemblements annuels, les journées techniques et aidait les antennes régionales à organiser leurs propres sorties. Pendant les 4 années passées à leurs côtés, j'en ai profité pour faire un bilan de compétences, aller passer un équivalent au BAC en cours du soir à l'université et faire une VAE pour obtenir le BTS Assistante de gestion PME/PMI.

Et puis un jour, j'ai tout plaqué. Je ne trouvais plus de sens à ce que je faisais, les perspectives d'évolution ne me convenaient pas, j'ai pris peur en me rendant compte qu'il y avait un gouffre entre la personne que je voulais être et mon quotidien. Ma vie ne me ressemblait pas. J'avais un besoin viscéral de prendre du temps pour moi pour me chercher et me réinventer.

J'ai fait une rupture conventionnelle puis passée 2 ans à explorer tous les sujets qui éveillaient ma curiosité et à passer des dizaines de certifications en développement personnel, gestion du stress, intelligence émotionnelle, PNL, sophrologie, naturopathie, aromathérapie ou encore coaching d'une part. J'avais envie de me lancer à mon compte sur Internet, j'ai donc étudié le marketing digital, le growth hacking, le storytelling et le blogging d'autre part. Ce dispositif de rupture conventionnelle est vraiment une chance quand on a besoin d'amorcer un virage dans sa carrière.

C'était génial, j'ai appris des tas de choses, mais la solitude commençait à me peser. Je me suis donc mise à chercher un nouveau travail pour retrouver une vie d'équipe et aussi une vie sociale. Au départ je me suis positionnée sur des postes d'assistante de direction, mais en toute franchise à chaque fois que j'envoyais des candidatures je priais pour ne pas être prise! Je savais déjà ce que j'allais y trouver et la routine est depuis toujours ma plus grande phobie. Et puis un jour, à force de rentrer mon profil et mon CV sur des plateformes comme Linkedin, j'ai vu débarquer des postes d'office manager dans les propositions. Une véritable révélation! Je lisais enfin des descriptifs de poste plus déjantés les uns que les autres, dans des entreprises innovantes porteuses de projets pleins de sens. Y avait-il des gens qui recherchaient précisément des profils atypiques et multitâches comme le miens? Apparemment oui!

C'est comme ça que j'ai commencé à postuler à des offres d'office manager. Je me suis aussi faite accompagner par un coach spécialisé en recherche d'emploi que j'avais eu l'occasion de rencontrer lors de ma formation en blogging, ça a tout changé dans mon positionnement et ma vision de mon parcours. Jusqu'ici on me conseillait de ne surtout pas tout mettre sur mon CV pour ne pas effrayer les recruteurs avec un parcours trop fou. Au final, j'ai réappris à aimer mon histoire et à la mettre en avant. En moins de deux mois, j'avais décroché le poste que j'occupe aujourd'hui.

Quel est ce petit plus qui vous différencie ?

Je suis une aventurière insatiable de connaissances. J'adore me voir confier un sujet pour lequel je n'ai aucune compétence et chercher des infos dans tous les sens pour revenir le lundi en sachant un minimum de quoi je parle. Je lis beaucoup, je regarde des vidéos, je me forme, je pose des questions. Il n'y a pas grand-chose qui me fasse peur! Le pendant de ça c'est que je m'ennuie aussi rapidement! Si je n'ai rien de nouveau à apprendre régulièrement, je tourne en rond et le sac à dos me démange...

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Comment expliquez-vous le poste d’Office Manager à quelqu’un qui n’y connaît rien ?

L'office manager est un aigle qui connait son territoire par coeur. Il survole son domaine et observe les situations en prenant de la hauteur, puis plonge sur un problème pour lui faire sa fête. Il protège son nid et garde son équipe à l'abris. Il inspire la sérénité quand il plane et la sécurité quand il prend les choses en main. C'est un point de repère, un pilier, une épaule, capable de haute voltige et de s'adapter au sens du vent.

Quel est le top 3 des outils que vous utilisez au quotidien ?

Mes emails, mon téléphone et ma to-do list sur l’application Todoist et aussi sur carnet (je suis une junkie des carnets, des crayons et du bujo).

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Comment faites-vous pour gérer vos priorités ?

Quand on a plusieurs dizaines de sujets dans sa besace, il faut faire des choix parfois cruels. On a envie de tout faire, mais il faut être raisonnable, connaître et assumer ses limites, en termes de temps déjà et aussi en termes de charge de travail.

Je commence toujours par tout ce qui touche à la santé financière de l'entreprise: la comptabilité, la facturation, payer les fournisseurs. Quand je sais qu'un sujet va me prendre du temps, je fais un email général à l'équipe en expliquant qu’aujourd'hui c'est ça ma priorité et pourquoi. J'indique aussi à quel moment je serai de nouveau disponible pour traiter les nouvelles demandes. On n'empêche pas toujours les demandes qui arrivent quand même! Mais on peut s'appuyer sur le fait qu'on a prévenu.

Évidemment, quand ma direction me pose un sujet sur la table, c'est toujours eux qui passent en priorité, parce que la mission principale c'est quand même de les épauler, les soutenir, les rassurer et les soulager.

Votre plus grande fierté en tant qu’Office Manager ?

Quand mes deux boss me souhaitent de bonnes vacances et me disent: "tu vas beaucoup trop nous manquer!", alors que je suis là depuis 6 mois à temps partiel.

Quand je commande une rallonge électrique pour la salle de repos histoire de brancher la cafetière et la bouilloire en même temps et que mes collègues m'envoient des messages sur whatsapp pour me dire que je suis la meilleure car je pense à tout.

Quand les gens prennent des photos des fruits frais de la semaine pour les partager sur le Slack et me font un retour sur l'assortiment de thé qui leur fait super plaisir.

Ma plus grande fierté, c'est de savoir que j'ai contribué avec des détails au bien-être de mes équipes, et que mes boss sont contents de m'avoir à leurs côtés même si je suis loin de maîtriser tous les sujets qu'ils me confient! C'est valorisant, ça me donne envie d'en faire encore plus, de continuer à apprendre avec et pour eux et de déployer mes ailes d'ange gardien du bureau encore plus loin. Par contre je suis mauvaise à recevoir les compliments! Je suis toujours gênée et l'impression de juste faire mon boulot, pas de quoi fouetter un chat! Il faudrait que j'apprenne à être fière de moi.

Quelle est la prochaine compétence que vous souhaitez développer ?

J'aimerais beaucoup mettre en place un vrai suivi managérial avec mes équipes, des one-to-one par exemple. J'ai déjà les bases car c'était mon premier métier, mais j'explore des nouvelles approches de management, plus actuelles et moins "à la papa" que ce que j'ai pu apprendre il y a plus de 10 ans.

Je voudrais aussi développer des compétences plus pointues dans le domaine de la direction administrative et financière (fonctions DAF) afin de trouver ma place aux côtés de mes dirigeants et pouvoir les conseiller, apporter des informations utiles pour qu'ils prennent leurs décisions et participer au développement de l'entreprise.

Où vous voyez-vous dans 5 ans ?

Avec plusieurs vies! D'un côté un métier d'office manager passionnant, peut-être en freelance, pour lequel j'aurai développé des compétences pointues sur plusieurs fronts (RH, DAF, management, conseil stratégique en organisation etc.) et de l'autre la gestion de la communauté Office Manager Gang avec des rencontres, des ateliers, des formations...Pourquoi pas auteure d'un livre et speaker pour prêcher la bonne parole et participer activement à l'évolution du métier d'OM partout dans le monde! Il faut rêver grand!

Un conseil ou une astuce à partager avec nos lecteurs ?

Faites péter les barrières qui vous empêchent de vous éclater dans votre job et dans votre vie. En général on est notre premier obstacle en traînant tout un tas de croyances limitantes sur ce qu'on est capable de faire et d'apprendre ou pas, sur le regard des autres ou sur notre droit à être heureux tout simplement! Prenez le temps de définir exactement où vous voulez aller, ce que vous voulez devenir et accomplir. Testez des trucs, plantez-vous car c'est comme ça qu'on apprend, sortez de votre zone de confort et surtout soyez curieux! Apprenez chaque jour quelque chose de nouveau et qui vous servira à dessiner la grande image de votre carrière et de votre vie idéale.

Cultivez l'audace, la bienveillance envers vous-même et envers les autres, entourez-vous de gens qui vous tirent vers le haut. La première permission dont vous avez besoin pour faire ce que vous voulez et devenir un office manager qui déchire, c'est la vôtre.

Pour vous, c’est quoi la magie ?

La magie c'est quand on ose être soi-même et qu'on se rend compte que c'est plus facile de faire comme ça. C'est aussi quand on nous a répété pendant nos années d'enfance qu'on était nul en maths et qu'on devient super bon en compta. C'est qui le patron maintenant hein?!

Un petit mot pour terminer ?

Si vous avez envie de discuter et de rejoindre l'Office Manager Gang, vous pouvez passer sur le blog office-manager-gang.fr pour vous inscrire et aussi rejoindre la communauté sur vos réseaux sociaux préférés. J'ai hâte de faire votre connaissance et de réunir notre armée d'anges gardiens du bureau, amoureux du chaos!