Portrait de Virginie, Office Manager chez Beyond Ratings ! 

Portrait de Virginie, Office Manager chez Beyond Ratings ! 

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Chaque Office Manager a une vision différente du métier. Chez Magic Office, on s'est dit que ceux qui en parlaient le mieux, c'était encore vous. Cette semaine, c'est Virginie, Office Manager chez Beyond Ratings qui d'exprime !

Virginie, où travaillez-vous ?

Je travaille chez Beyonds Ratings, une société qui fait de l'analyse extra financière, ou analyse financière augmentée (critères ESG).

Quand et pourquoi avez-vous décidé de devenir Office Manager ?

Il y a environ 3 ans pour la première fois mais j'avais déjà exercé le métier à mon insu ! A l'époque, je ne savais pas que cela s'appelait "Office Manager" ! J'étais Responsable Marketing & Communication, mais mon périmètre était en réalité bien plus large. Il y a 3 ans, j'ai officiellement postulé à un poste d'Office Manager pour la 1ère fois. J'y suis restée 3 ans et je viens de changer, à nouveau pour un poste d'Office Manager, mais dans une nouvelle structure.

Avez-vous suivi des études en rapport avec l'Office Management ? Si oui, lesquelles ?

Pas vraiment, d'ailleurs il n'y a pas, à ma connaissance, de réel parcours universitaire ou d'école dédiée à l'Office Management.

En tant qu'Office Manager, qui sont vos interlocuteurs ?

Tout le monde ! L'interne avec la Direction et les collègues ; et en externe : les banques, les avocats, tous les fournisseurs, le bailleur des locaux, les administrations, les clients, les prospects etc.

Pour vous, quels sont les complexités du métier au quotidien ?

L'organisation pour prioriser, la gestion de toutes les "petites" tâches opérationnelles et la gestion parallèle de projets de fond.

Quels sont les super pouvoirs dont a besoin un Office Manager ?

Un réseau de fournisseurs solides fiables et flexibles ou des intermédiaires qui vous mettent en relation avec des fournisseurs de qualité. Et un pouvoir relationnel, c'est à dire la capacité de lier contact facilement pour collaborer, que ce soit en interne ou en externe ; oser !

Quelles compétences souhaiteriez-vous acquérir dans les 6 prochains mois ?

De meilleures compétences en matière de formation professionnelle (grande réforme à venir à priori !), une meilleure culture générale en matière de gestion (compta, trésorerie), et  une meilleure culture en matière de télécoms / téléphonie.

Pour vous, la transformation digitale de l’Office Management, c’est quoi ?

Utiliser le moins de papier possible et utiliser des interfaces sur le net, avoir un SharePoint en interne.

L'outil dont vous ne pouvez pas vous passer ?

Mon répertoire téléphonique papier ! Et mon smartphone.

Pourquoi entend-on souvent que "l'Office Manager est la "maman" de tout le monde » ?

Parce qu'on a vocation à s'occuper de tout le monde, parce qu'on est censé aider tout le monde et apporter des réponses,  et enfin parce qu'on est empathique et bienveillant.

Quelle est la meilleure excuse qu'on vous est donnée pour justifier un retard de paiement ?

Problème informatique !

Si vous aviez 2 heures de libres par jour, vous en feriez quoi ?

Je lirai davantage sur tous les sujets qui concernent l'office management, je me documenterai davantage.

Comment voyez-vous l'Office Management dans 10 ans ?

J'espère mieux connu du grand public, mieux connu et reconnu par les entreprises, les administrations et les recruteurs, avec un accès à des formations adaptées

Un petit mot pour terminer ?

Je serai curieuse de savoir combien il y a actuellement d'Office Managers en France ?!! Et l'évolution sur les dernières années :)

NDLR : Il n'existe pas de chiffres précis concernant le nombre d'Office Manager en France, de plus les appelations peuvent être différentes, cependant vous seriez plusieurs dizaine de milliers en France. Pour plus d'informations sur l'évolution du métier d'Office Manager, on vous invite à consulter notre rapport Office Manager Superstar, le rapport sur l'Office Management en 2018.

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