De l'importance des signatures de mail

A travers les signatures de mail, vous pouvez communiquer sur un tas de choses : les évènements qu'organisent votre boîte, vos nouveaux articles de blog, le nouveau classement des entreprises ultra-tendances dans lequel apparaît votre entreprise... C'est un canal de communication trop souvent négligé, pourtant la force de frappe est énorme : regardez un peu le nombre de mails envoyés chaque jour par vos collaborateurs et faites le calcul ! En tant qu'Office Manager, vous êtes peut-être en charge des signatures de mail de vos collaborateurs, lors des intégrations et même après. Pas toujours évident n'est-ce pas ? La solution Sigilium permet de piloter les signatures de mail de tous les collaborateurs de façon centralisée. On a rencontré Xavier Trannoy, le co-fondateur. 

Bonjour Xavier, pouvez-vous vous présenter ?

Bonjour Florian, je suis (Xavier Trannoy) l’un des deux co-fondateurs de Sigilium. Thomas Darde et moi-même avons lancé la plateforme début 2015 : elle permet aux entreprises de piloter leurs signatures email de manière centralisée, et d’en faire un média efficace et mesurable. Et surtout de délivrer de l’information là où on a l’attention récurrente de ses interlocuteurs professionnels. 

Pour la petite histoire, nous travaillions ensemble depuis 10 ans avec Thomas, quand un client nous a demandé d’imaginer un outil qui permette de normaliser les signatures de ses 6 établissements. Objectif : déployer la nouvelle image de marque dessinée pour eux, et uniformiser leurs signatures. car leurs collaborateurs évoluaient sans cesse, et il n’y avait pas 2 signatures identiques. Après avoir développé une première version, et convaincus de l’utilité et du potentiel d’un tel outil, nous avons lancé la plateforme. Nous sommes donc passés d’un métier de service, à une approche produit, itérative. Et à un métier d’éditeur Saas. Un sacré pivot ! 

Pourquoi ce nom « Sigilium » ?

Lorsqu’on s’est lancé, nous avons cherché un nom qui ait du sens. Sigillum en latin c’est le sceau, le cachet. C’est à dire, ce qui signe un document pour son destinataire, véhicule son image et atteste de l’identité de l’émetteur. Le branding avant l’heure ! Cela nous a semblé faire sens. Même si à l’usage le nom n’est pas si simple à prononcer [Si-Ji-Lieum]… comme quoi le travail sur le nom est un enjeu multi-facette !

En quoi les signatures de mail sont-elles si importantes ? 

Si le canal est souvent négligé ou délaissé car perçu comme difficile à maitriser à l’échelle d’une entreprise, il y a 2 raisons majeures de s’y intéresser : 

D’abord, le volume : en moyenne un collaborateurs envoie 2000 emails par an, hors de l’entreprise, c’est le premier endroit et le plus courant où est véhiculé votre image de marque. Autant qu’elle soit homogène et automatiquement à jour ! Ensuite, ces emails sont des communications d’une personne à une autre (Leila écrit à Martine) donc des moments clés où vous avez l’attention de votre interlocuteur. Profitez-en pour relayer un message qui soit clair et pertinent.

Aujourd’hui nous proposons même que vos interlocuteurs puissent directement planifier un rendez-vous dans votre agenda depuis votre signature email. Pour avoir une démo produit, un rendez-vous de suivi, etc.

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Qu’est-ce qu’une signature de mail réussie ?

C’est une signature au design simple, épuré, avec un choix limité de couleurs et de typos, qui permet de mettre en avant votre expertise. C’est une signature qui tend vers 1 message, simple, clair et qui invite à en savoir plus ou à une action de l’interlocuteur qui le reçoit. « Inscrivez-vous à notre prochain petit déjeuner thématique », « téléchargez notre livre blanc », « découvrez notre dernier témoignage client » etc. 

Sur quoi peut-on communiquer dans sa signature de mail ? Faut-il différencier le message selon le poste des collaborateurs ? comment les Office Manager peuvent-ils gérer ça ?

Certaines communications peuvent être transversales et relayées par tous les collaborateurs (changement d’identité, vœux, communication corporate). Mais bien souvent la variété des expertises métier ou la situation géographique rend pertinente une différenciation et une segmentation des messages selon les collaborateurs (90% des cas). 

Une équipe commerciale à Bordeaux relayera le prochain petit déjeuner thématique qu’elle organise, tandis que ceux de Lyon parleront d’un nouveau service, et ceux de Milan de leur prochain salon. La direction valorisera un partenariat stratégique, et les équipe RH la qualité du dernier classement Great Place to Work pour favoriser le recrutement des bons profils.

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Quel résultat peut-on attendre des signatures de mail ?

Deux choses : d’abord une image de marque toujours impeccable, qui vous positionnera et sera mémorable pour vos interlocuteurs. 

Ensuite une mesure de la visibilité de vos messages : nombre de clics par message, qui relaie quoi, depuis combien de temps. Pour aller plus loin, un message corporate n’invite à forcément à cliquer, mais relaie une info. Tandis qu’un Call to Action clair va générer entre 2 et 10 clics par collaborateur et par semaine. Et ce sont des intentions réelles de l’interlocuteur d’aller plus avant. Si vous renvoyez vers les pages de votre site, vous pourrez aussi mesurer le traffic provenant des signatures.

Un conseil pour les Office Manager ?

Vous qui êtes multi-tâches, profitez d’un on-boarding automatique des nouveaux collaborateurs ! Permettre à ceux qui vous rejoignent d’avoir une signature email déjà prête et intégrée au démarrage, donne un vrai sentiment d’appartenance à une entreprise. Et leur permet de se concentrer sur le reste des taches à accomplir. Gérer les signatures emails de l’entreprise, ce n’est pas une fiche de poste. ça doit prendre 3 minutes à un administrateur : j’ai un message à relayer : je le crée ou upload ma bannière, je choisis qui le relaie, je valide et ça se synchronise automatiquement. Pas plus !

Quelle est la signature de mail la plus originale que vous ayez vu ? 

A titre personnel j’aime beaucoup les communications décalées de l’agence Malherbe Paris. Leurs messages relaient les prises de parole de leur excentrique et brillant fondateur Hubert de Malherbe. Voici quelques exemples : « Méchante année 2018 » / « Malherbe change de NON » / « In the Future… » avec toujours des vidéos hyper décalées. Elles font parler d’eux, mémorisation garantie !