La fiche de poste ultime de l'Office Manager

21-11-2017

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Beaucoup considèrent que le terme Office Manager n'est qu'un synonyme d'Assistant de Direction. En regardant de près la fiche de poste de l'Office Manager, on se rend compte qu'il n'assiste pas que la direction. Mais l'entreprise toute entière ! L'Office Manager, c'est un peu la colonne vertébrale de l'entreprise. Et pour le prouver, on s'est amusé à décrypter les fiches de postes pour en faire une version plus réaliste.

50% Ressources Humaines & Communication interne (de 9h30 à 13h)

Gestion des absences et congés = répondre 12 fois par jour "non" à la question "Dis, j'ai des RTT ou pas ?"
Gestion des avantages sociaux = Prendre un air compatissant et hocher la tête lorsque l'on vient vous voir pour dire que les tickets-restaurants sont trop chers. Prendre la même posture avec ceux qui trouvent qu'ils ne sont pas assez chers.
Gestion des process onboarding et offboarding = expliquer au recruté que tout ce que l'on lui a promis lors des entretiens ne se passera pas exactement de la même façon !
Interface avec l’OPCA (formation et contrat pro) = essayer d'obtenir les formations gratuites pour tous les salariés à potentiels. Essayer de ne pas les obtenir pour les autres !
Projets : proposer et mettre en place des idées pour améliorer les process, la communication, les events, etc... (intégration, offboarding, recrutement, etc…)
Communication interne : coordination newsletter, participation au programme des séminaires, animation réseau social de l’entreprise,...

40% Office & Team Life (de 14h à 17h)

Coordination de la maintenance et du bon fonctionnement des espaces et du matériel en relation avec le propriétaire, les fournisseurs (ménage,...) et le service IT sur nos deux bureaux
Planification et gestion du budget office management
Gestion des achats (déco, courses, fruits, café, sodas, fontaine à eau, fournitures...)
Assurer que les conditions de santé et sécurité au travail sont respectées
Organisation des évènements (2 séminaires annuel) et petites attentions pour nos collaborateurs (anniversaires, pot de départ, pay day apéro,...)

10% Assistante Direction Générale (de 17h à 9h30, dans les transports, les embouteillages, en changeant les enfants, avant de se coucher, pendant sa pause-déjeuner ...)
Gestion agenda, déplacements et note de frais

La Relance des Impayés = expliquer

Cette liste n'est bien sûr pas exhaustive, puisque les Office Manager doivent savoir tout faire !

La tenue des dossiers du personnel,
Le suivi, la collecte et la transmission des éléments variables de paie (congés, RTT, absences...),
La gestion et le suivi comptable,
L'interface avec les commissaires aux comptes,
La facturation et le suivi des états de comptes de trésorerie,
Le suivi des dossiers et projets marketing,
L'élaboration et le suivi des tableaux de bord, reportings etc.,
Le suivi des paiements internationaux,
Le suivi des dossiers de financement,
L'interface avec la maison mère,
La préparation et le suivi des dossiers administratifs et juridiques,
La relecture et vérification des contrats et rapports,
La gestion des services généraux,
Le suivi et la négociation des contrats de prestataires.