Comment suivre les absences ?
Suivre les absences des salariées est une tâche obligatoire pour assurer notamment le remplacement du personnel en cas d’absence de longue durée. Un véritable casse-tête parfois pour un office manager. Une véritable organisation doit donc être mise en place pour optimiser la productivité de l’entreprise. Ici, nous vous proposons notamment de découvrir comment suivre les absences et surtout comment les gérer.
Des absences injustifiées, comment réagir ?
Comme dans toutes les entreprises, certains salariés ne se gêneront pas pour être absents sans aucune justification particulière. En tant que manager, vous devez donc impérativement savoir comment réagir face à cette situation délicate. Lorsqu’une absence injustifiée fait son apparition, vous devez attendre 48 heures avant de réagir afin que le salarié puisse éventuellement vous faire parvenir un arrêt de travail. Prenez le temps de vous renseigner afin de savoir si le salarié ne dispose pas éventuellement d’une autorisation d’absence de votre hiérarchie pour une quelconque raison. Essayez également de vous renseigner auprès des autres salariés de l’entreprise qui peuvent éventuellement avoir des informations sur cette absence injustifiée. Pour finir, vous pouvez bien évidemment tenter de contacter directement le salarié par téléphone pour connaître la raison de son absence. Au-delà des 48 heures, vous pourrez adresser une mise en demeure au salarié pour faute de justification de son absence tout simplement.
Utiliser un logiciel spécifique
Afin de vous aider à mieux gérer les absences, nous vous recommandons notamment d’utiliser un logiciel de gestion des ressources humaines. Ce dernier vous permettra ainsi de pouvoir profiter d’une vue d’ensemble sur toutes les absences en cours. Cela vous permettra d’organiser au mieux l’activité de l’entreprise et éviter que cela ait une mauvaise incidence sur la productivité. Cette tâche fastidieuse sera grandement facilitée grâce à un logiciel qui vous permettra ainsi de prendre des décisions rapidement et de réduire également le taux d’absentéisme durant les périodes les plus importantes. Sachez que certains logiciels vous permettront à la fois de gérer les absences, mais également les congés de chaque salarié. Vous pourrez d’ailleurs créer vos plannings en fonction des absences et cela vous permettra d’avoir une meilleure organisation.
Pour conclure, les salariés ont tout à fait le droit d’être absents de leur poste de travail, mais chaque absence doit impérativement être justifiée auprès de l’entreprise ou doit notamment être autorisée par votre hiérarchie. Sans justificatif, vous devrez alors mettre en place une procédure pour un avertissement, un blâme ou encore la mise à pied du salarié.
